Näin Vau Family Oy käsittelee sinun henkilötietojasi

Kun kirjaudut Vau Family Oy:n palveluihin, liityt uutiskirje-asiakkaaksemme, ostat tuotteita, teet tilauksia tai käytät palveluitamme, annat meille pääsyn henkilötietoihisi. Tämän muistion tarkoituksena on parhaalla mahdollisella tavalla selventää mitä tietoja keräämme, miksi keräämme niitä ja miten niitä käsittelemme. Näin voit turvata omat oikeutesi ja etusi.

EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot on toimitettava “suppealla, ymmärrettävällä ja helposti omaksuttavalla tavalla sekä selkeällä, yksinkertaisella kielellä”.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme tietoja toimittaaksemme meiltä tilaamasi tuotteet tai palvelut sinulle parhaalla mahdollisella tavalla ja tehdäksemme keskinäisestä yhteydenpidostamme mahdollisimman sujuvaa. Lisäksi keräämme asiaankuuluvaa tilastotietoa, jotta pystymme kehittämään palveluitamme.

Tavoitteemme on viestiä toimintatavoistamme selkeästi, toimia sinun suostumuksellasi ja antaa sinulle helppo tapa rajoittaa omien tietojesi käyttöä.

Tiedot, jotka siirtyvät meille suoraan

Kun tilaat meiltä palveluita, ilmoitat meille tietoja kuten nimesi, yhteys- ja osoitetietosi.

Kaikki ostosi tallennetaan, jotta voimme suorittaa maksujen seurantaa sekä noudattaa kirjanpitoon ja dokumentointiin liittyviä lakeja ja määräyksiä.

Monet palveluistamme koostuvat toimituksista, jotka liittyvät perhe-elämän eri tilanteisiin kuten raskauteen ja lasten ikään. Haluamme tarjota ja toimittaa palveluita ja tuotteita, joilla on asiakkaillemme merkitystä.

Pyydämme myös palautetta tuotteistamme ja palveluistamme, jotta pystymme antamaan vastauksia, kehittymään ja tarjoamaan parempia palveluita juuri sinulle.

Tarjoamme myös palveluita, joissa voit tallentaa tietoja itsestäsi tehdäksesi käyttökokemuksesta henkilökohtaisemman. Voit esimerkiksi tallentaa oman profiilikuvasi. Tämän tyyppisiä henkilötietoja keräämme vain, jotta sinun kokemuksesi olisi mahdollisimman miellyttävä ja henkilökohtainen.

Vastaanotamme tietoa, kun käytät palveluitamme

Kun vierailet verkkosivuillamme, luovutat mm. ip-osoitteesi, selaimesi ja laitteesi tiedot. Lisäksi jätät tietoja käyttämistäsi verkkosivuista ja palveluista, jotka voivat yhdessä muiden tietojen kanssa liittyä henkilöllisyyteesi.

Lokitietosi tallentuvat

Netin käyttäjätiedot tallentuvat ja niitä käytetään

  • statistiikkaan, jonka avulla valvomme ja parannamme palveluitamme
  • vianmääritykseen teknisten ongelmatilanteiden tai ohjelmien kaatumisen ilmaantuessa
  • profiloidaksemme käyttäjäryhmiä verkkokäyttäytymisen perusteella, jotta pystymme optimoimaan kommunikaatiotamme ja minimoimaan tarpeettoman viestinnän
  • tarjotaksemme sinulle räätälöityä viestintää

Laitteesi tallentaa evästeitä

Evästeitä käytetään

  • yksinkertaistamaan palveluiden käyttöä — esim. automaattinen tunnistus ja sisäänkirjautuminen
  • analysoimaan sivustoliikennettä ja tunnistamaan yksittäiset vierailut, joita ei voi hakea lokitiedoista
  • tehostamaan internetin markkinointiprosesseja tarjoamalla osuvampaa mainontaa. Tietyllä laitteella tehdyt vierailut voivat vaikuttaa muiden sivustojen sisältöihin — esim. mainontaverkosto, Google ja Facebook

Täydennämme henkilötietojasi kolmansien osapuolten tiedoilla ja / tai yleisesti saatavilla olevilla tiedoilla

Täydennämme tietoja kolmannen osapuolen ratkaisuilla. Menettely saattaa parantaa, rajoittaa tai sulkea palveluja. Voimme esimerkiksi:

  • vastaanottaa osoitteenmuutoksen Postilta, jos lähetys on toimitettu eteenpäin osoitteenmuutoksen mukaisesti
  • päivittää puhelinnumeron tai osoitteen hakemistopalvelusta
  • päivittää viralliset tietopalveluasetukset tai mahdolliset kuolemantapaukset väestötietojärjestelmästä
  • korjata katuosoitteissa tai postitoimipaikoissa ilmaantuneet kirjoitusvirheet.

Tätä me EMME tee

Emme tallenna arkaluontoisia maksutietoja kuten esim. luottokorttitietoja omiin järjestelmiimme. Nämä siirtyvät valtuutetuille tietopalvelutallentajille.

Me EMME lisää kuviin biometrisiä tietoja.

Miksi näitä tietoja käsitellään?

Vau Family Oy pyrkii olemaan positiivinen vaikuttaja lapsen elämässä tarjoamalla hyviä ja ajankohtaisia tuotteita / palveluja lasta odottaville perheille sekä lapsiperheille. Tämä tarkoittaa, että käsittelemme henkilötietojasi seuraavista syistä:

  • toimittaaksemme sinulle ostamasi tuotteet tai tilaamasi palvelut
  • kehittääksemme tuotteitamme ja palveluitamme yhdistämällä tietoja
  • joissain tapauksissa noudattaaksemme muita lakeja — esim. kirjataksemme tapahtuneen myynnin kirjanpitolain mukaisesti
  • tarjotaksemme sinulle mahdollisimman henkilökohtaista viestintää ja markkinoidaksemme sinulle räätälöityjä tuotteita ja palveluja sekä meiltä että yhteistyökumppaneiltamme

Miten tietoja käsitellään?

Henkilötietojen keräämis- ja tallennusprosessien on perustuttava selkeään suostumukseen ja tämän muistion on oltava helposti saatavilla.

Henkilötiedot tallennetaan keskitettyyn tietojärjestelmään, jonka tietoturva on henkilötietosääntöjen mukainen.

Tietoja käytetään:

  • jotta saisit mahdollisimman henkilökohtaista palvelua ja tarkoituksenmukaista viestintää tuotteistamme ja palveluistamme
  • jotta pystymme tarjoamaan parasta mahdollista asiakaspalvelua
  • antaaksemme Vau Family Oy:n tuotekehittelijöille, analyytikoille ja asiakaspalvelijoille tilaisuuden tehdä tuotteistamme ja palveluistamme entistäkin parempia
  • tarjotaksemme sinulle tietoa muista kiinnostavista ja ajankohtaisista tuotteista

Useat Vau Family Oy:n palvelut perustuvat automaattisiin prosesseihin — tämä tarkoittaa, että suosittelemme sinulle tuotteita tai välitämme sinulle ajankohtaisia tietoja henkilötietoihin perustuvien algoritmien ohjaamana. Tavoitteemme on mahdollisimman henkilökohtainen, räätälöity palvelu. Tarjouksemme eivät syrji ketään — lukuun ottamatta tilanteita, joissa Vau Family Oy tarjoaa vakiintuneille asiakkailleen parempia tarjouksia tai ehtoja kuin uusille asiakkaille.

Kolmannet osapuolet voivat käsitellä tietoja tiettyjen palveluiden täydentämiseksi. Esimerkiksi jos olemme pyytäneet sinulta tietoja personoidun kirjan valmistamiseen, lähetämme tarvittavat tiedot alihankkijalle, joka valmistaa tuotteen, tai kirjapainolle, joka lähettää sinulle tuotteen Vau Family Oy:n puolesta. Vau Family Oy on kaikissa tapauksissa vastuussa henkilötiedoistasi. Meillä on turvalliset menettelyt tilapäisten tiedonhakujen tuloksena kerättyjen henkilötietojen poistamiseksi.

Tietojasi välitetään kolmansille osapuolille vain sinun täydellä suostumuksellasi.

Henkilötiedot poistetaan automaattisesti 10 vuoden kuluttua viimeisestä yhteydenotostasi tai pyynnöstäsi. Tietojen poistaminen suoritetaan pseudonymisoimalla dataa niin, että henkilötietoja ei voi enää yhdistää luonnolliseen henkilöön. Pseudonymisaation salausavain on tallennettu omaan järjestelmäänsä eikä sitä oteta käyttöön muuten kuin oikeuden määräyksestä.

Yksittäisiä henkilötietoja voidaan säilyttää erillisessä tiedostossa, jonka ainoa tarkoitus on estää kaikki markkinointi tiettyihin sähköpostiosoitteisiin tai puhelinnumeroihin, vaikka ne ilmaantuisivat myöhemmin listoillemme uusista lähteistä.

Tiettyjä tietoja ei voida lain mukaan poistaa ennen määräaikaa. Tästä esimerkkinä kirjanpitolaki, joka vaatii, että maksavan asiakkaan nimi ja osoite tallennetaan kymmeneksi vuodeksi, vaikka muut henkilötiedot on jo poistettu.

Sinun oikeutesi

Henkilötietolaki antaa sinulle mahdollisuuden tarkastella, korjata, rajoittaa ja poistaa tietoja. Voit vaikuttaa omien tietojesi siirrettävyyteen. Kirjaudu Vau.fi -palveluun, jotta näet Vau Family Oy:n sinusta tallentamat tiedot.

Profiilissasi näet useimmat tallennetuista henkilötiedoistasi. Korjaa tai poista tietoja tai aseta markkinointikielto tai muu käyttörajoitus henkilötietoihisi.

Pyynnöstä luovutamme sinulle xml-tiedoston, josta näet kaikki henkilötietosi. Sinulla on oikeus hallita tietojesi siirrettävyyttä, mutta kyseessä on säädös, josta ei vielä ole olemassa vakiintuneita asetuksia.

Voit myös tarkastella henkilötietojasi ja niihin pääsyä, tehdä korjauksia, poistaa, rajoittaa ja siirtää tietoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun: asiakaspalvelu(at)vau.fi

Jos henkilötietojasi halutaan käyttää muuhun kuin tässä muistiossa kuvailtuun tarkoitukseen, Vau Family Oy tiedottaa asiasta uudelleen ja pyytää tarvittaessa muutoksiin sinun suostumuksesi.

Meidän velvollisuutemme

Henkilötietolaki asettaa Vau Family Oy:lle useita vaatimuksia, joita ei ole mainittu tässä muistiossa. Koko säännöstö on luettavissa osoitteessa tietosuoja.fi.

Asiakaspalvelumme vastaa mahdollisiin kysymyksiin osoitteessa asiakaspalvelu(at)vau.fi Jos tapahtuu vakavia rikkomuksia tai tietomurtoja, jotka vaativat ilmoittamista viranomaisille tai viranomaisten väliintuloa, asiasta vastaa tietosuojavaltuutettuumme. Tietosuojavaltuutetulla on erilliset, riippumattomat menettelyt ongelmien käsittelyyn.

Vastuullisena rekisterinpitäjänä toimii Vau Family Oy, Eerikinkatu 27, 00180 Helsinki, Suomi. Tietojen käsittelijänä toimii Sandviks AS, Strandsvingen 14, 4032 Stavanger, Norja.